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開會不會PPT這么辦?
2021-8-17 14:34:30 來源:淮安春華秋實教育培訓中心有限公司 點擊量:

ppt基礎知識及使用技巧

PowerPoint軟件是教師制作課件的主要工具之一。下面介紹了ppt的一些基礎知識及使用技巧,僅供初學課件制作者參考 。

一、PPT的啟動和退出

1、打開方法:

方法一 :單擊桌面“開始”按鈕,選擇“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office PowerPoint 2003”。這是一種標準的啟動方法。

方法二: 雙擊桌面快捷方式圖標“Microsoft Office PowerPoint ....”。這是一種快速的啟動方法。

2、退出方法:

方法一:單擊窗口右上角的“× ”。

方法二: 關閉所有演示文稿并退出PPT

單擊菜單“文件”→“退出”。

二、幻燈片版式的選擇

在右側幻燈片版式中選擇并單擊需要的版式。教師在實際的課件制作過程中,希望能夠自己設計模板,這時可采用“內容版式”中的“空白”版式,進行自由的創作。

三、有關幻燈片的各種操作

應用PPT進行設計的簡單過程是:首先按照順序創建若干張幻燈片,然后在這些幻燈片上插入需要的對象,最后按照幻燈片順序從頭到尾進行播放(可以為對象創建超級鏈接來改變幻燈片的播放順序)。

幻燈片在PPT設計中處于核心地位,有關幻燈片的操作包括幻燈片的選擇、插入、刪除、移動和復制,這些操作既可以在“普通視圖”下進行,也可以在“幻燈片瀏覽視圖”下進行。下面以“普通視圖”為例,介紹有關幻燈片的各種操作。在“普通視圖”下,PPT主窗口的左側是“大綱編輯窗口”,其中包括“大綱”和“幻燈片”兩個標簽,點擊“幻燈片”標簽,這時將顯示當前演示文稿內所有幻燈片的縮略圖,每張幻燈片前的序號表示它在播放時所處的順序,通過拖動滾動條可顯示其余幻燈片,有關幻燈片的操作在該區域進行。


1、幻燈片的選擇

有許多操作的前提都要求先選擇幻燈片,對幻燈片的選擇包括單選(選擇一張幻燈片)和多選(同時選擇多張幻燈片),其中多選又包括連續多選(相鄰的多張幻燈片)和非連續多選(不相鄰的多張幻燈片),操作方法如下:

(1) 單選:單擊需要選定的幻燈片縮略圖(如上圖:左側黃色方框里的幻燈片尾縮略圖),縮略圖出現藍色框線,該幻燈片被稱作“當前幻燈片”。

(2)連續多選:先單擊相鄰多張幻燈片的第一張,然后按住Shift鍵,單擊最后一張。

(3) 非連續多選:先單擊某張幻燈片,然后按住Ctrl鍵,單擊需要選擇的幻燈片。

2、幻燈片的插入

在設計過程中感到幻燈片不夠用時,就需要插入幻燈片。插入幻燈片有四種方法,分別是:

方法一: 先選擇某張幻燈片,然后單擊菜單“插入”→“新幻燈片”,當前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法二: 先選擇某張幻燈片,然后單擊格式工具欄的“新幻燈片”按鈕,當前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法三:右擊某張幻燈片,然后選擇彈出菜單中的“新幻燈片”項,該張幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

方法四:先選擇某張幻燈片,然后按“回車”鍵,當前幻燈片之后被插入了一張新幻燈片。

3 幻燈片的刪除

若某張(些)幻燈片不再有用,就需要刪除幻燈片。刪除幻燈片有三種方法,分別是:

方法一 :選擇欲刪除幻燈片(可以多選),然后按鍵盤上的“Delete”鍵,被選幻燈片被刪除,其余幻燈片將順序上移。

方法二:選擇欲刪除幻燈片(可以多選),然后選擇菜單“編輯”→“剪切”,被選幻燈片被刪除,其余幻燈片將順序上移。

方法三 : 右擊欲刪除幻燈片(可以多選),然后選擇彈出菜單中的“刪除幻燈片”項,被選幻燈片被刪除,其余幻燈片將順序上移。

4、 幻燈片的移動

有時幻燈片的播放順序不合要求,就需要移動幻燈片的位置,調整幻燈片的順序。移動幻燈片有兩種方法,分別是:

(1)拖動的方法: 選擇欲移動的幻燈片,用鼠標左鍵將它拖動到新的位置,在拖動過程中,有一條黑色橫線隨之移動,黑色橫線的位置決定了幻燈片移動到的位置,當松開左鍵時,幻燈片就被移動到了黑色橫線所在的位置。

(2)剪切的方法: 選擇欲移動的幻燈片,然后選擇菜單“編輯”→“剪切”,被選幻燈片消失,單擊想要移動到的新位置,會有一條黑色橫線閃動指示該位置,然后選擇菜單“編輯”→“粘貼”,幻燈片就移動到了該位置。

5 幻燈片的復制

當需要大量相同幻燈片時,可以復制幻燈片。復制幻燈片的方法是:

1)選擇需要復制的幻燈片。

2)右擊選中的幻燈片,在彈出菜單中選擇“復制”項。

3)右擊復制的目標位置,在彈出菜單中選擇“粘貼”項。

事實上,有關幻燈片的操作在“幻燈片瀏覽視圖”下進行將更加方便和直觀,大家可以自己嘗試。

PPT主窗口左下角有三個視圖按鈕,分別為“普通視圖”、“幻燈片瀏覽視圖”和“幻燈片放映”,點擊它們可以在不同視圖之間切換。


6、改變幻燈片的背景

幻燈片的背景指的是幻燈片的底色,PPT默認的幻燈片背景為白色。為了提高演示文稿的可視性,我們往往要改變幻燈片的背景,PPT提供了多種方法允許用戶自行設計豐富多彩的背景。背景的種類包括單色、漸變、紋理、圖案、圖片和設計模板,下面分別介紹它們的實現方法。

(1 )“背景”對話框


通過“背景”對話框,可以設置幻燈片的各種背景。調出背景對話框有兩種方法:

方法一 :選擇菜單“格式”→“背景”,彈出“背景”對話框。

方法二 :右擊幻燈片空白區,彈出“背景”對話框。

在“背景”對話框中,左半部“背景填充”顯示了當前背景,左下部下拉按鈕可以選擇“其他顏色”或“填充效果”,右半部“應用”按鈕指將背景應用到當前幻燈片,“全部應用”按鈕指將背景應用到所有幻燈片。當點擊“全部應用”后,新建的幻燈片自動應用該背景。

(2 )單色背景的設置

單色背景指背景使用單一的顏色,也稱純色,默認的白色背景就是一種單色背景。在“背景”對話框中,單擊背景填充下拉鍵頭,選擇“其他顏色”,彈出“顏色”對話框,該對話框有兩個標簽:“標準”和“自定義”。


標準:提供了256種標準色和16種由白到黑的灰度色,單擊想要的的顏色,確定。

自定義:可通過兩種方式選擇顏色:

1) 單擊中部的調色盤選擇一種基本色,通過上下拖動右邊滑塊調整亮度,確定。

2) 直接在下方輸入紅綠藍的顏色值指定顏色。

(3 )漸變背景的設置


漸變指的是由一種顏色逐漸過渡到另一種顏色,漸變色會給人一種眩目的感覺。在“背景”對話框中,單擊背景填充下拉鍵頭,選擇“填充效果”,彈出“填充效果”對話框,該對話框有四個標簽:“漸變”、“紋理”、“圖案”和“圖片”,選擇“漸變”標簽。

在“漸變標簽”的下部是“底紋樣式”和“變形”,“底紋樣式”決定了漸變的方向,共6類;“變形”決定了漸變顏色所處的位置,共4類,兩者配合,可產生24種漸變效果。

在“漸變標簽”的上部是“顏色”,包括“單色”、“雙色”和“預設”,它們決定了參與漸變的兩種顏色分別是什么。

①單色:指某種顏色到黑色或白色的漸變,顏色1可為任意顏色(單擊下拉箭頭選擇顏色),顏色1下方的滑塊決定了另一種顏色是黑色還是白色,“深”指黑色,“淺”指白色,拖動滑塊調整黑白。

② 雙色:通過選擇顏色1和顏色2指定參與漸變的兩種顏色。

③預設:PPT預設了24種漸變配色方案,每種方案起了一個好聽的名字,可供用戶快速選擇。

(4) 紋理、圖案和圖片背景的設置


紋理指PPT預設了一些圖片作為用戶的背景選擇;圖案指以某種顏色為背景,以前景色作為線條色所構成的圖案背景;圖片指可以采用外部圖像文件作為背景。

1) 紋理背景的設置:在“紋理”標簽下,單擊某個紋理,確定。

2) 圖案背景的設置:在“圖案”標簽下,單擊某個圖案,選擇前景色和背景色,確定。

3) 圖片背景的設置:在“圖片”標簽下,單擊“選擇圖片”按鈕,在隨之出現的“選擇圖片”對話框中找到外存中的圖片文件,雙擊,確定。

(5) 應用設計模板作背景

除了可以使用“背景”對話框設置背景外,PPT還提供了應用設計模板作背景。設計模板是一種PPT文件,其中規定了背景圖像和各級標題的字體字號,可供用戶直接使用。用戶既可以使用PPT內置的設計模板,也可以自己制作設計模板供以后使用。使用PPT內置的設計模板的方法是:

1) 在“任務窗格”菜單中選擇“幻燈片設計”,打開幻燈片設計任務窗格。

2) 單擊幻燈片設計任務窗格中的一個模板,這時所有的幻燈片都被應用了這個模板。

3) 若只想讓某張幻燈片應用模板,先選擇這張幻燈片,然后把鼠標移到想要應用的模板上,出現下拉鍵頭點擊,選擇“應用于選定幻燈片”,這樣只有被選定的幻燈片才應用了這個模板。

4) 如果希望讓某個模板作為PPT啟動時的默認模板,則選擇“用于所有新演示文稿”。

5) 如果想要使用自己制作的模板或下載的模板,點擊幻燈片設計任務窗格左下角的“瀏覽”,在彈出的對話框中找到模板文件,雙擊,該模板被應用到所有幻燈片,且出現在模板列表中。

7、 在幻燈片中插入對象

一張幻燈片上可以插入多個對象,幻燈片就像一個舞臺,而對象就像演員一樣。PPT支持的對象種類非常多,包括文字、圖片、剪貼畫、自選圖形、藝術字、組織結構圖、影片、聲音、圖表、表格等,正是由于種類豐富的對象,PPT才擁有了誘人的魅力。

(1)插入文本框:

插入文本框的方法是:

1) 點擊繪圖工具欄的文本框按鈕。


2) 在幻燈片上單擊(單行文本框)或拖動(多行文本框)。

3)輸入文本框內容。

單行文本框的文字只占一行,隨著輸入文字的增多,文本框會向右變長;多行文本框的寬度固定,當文字輸入到文本框右端會自動換行。文本框有兩種狀態:編輯狀態和選定狀態。編輯狀態為斜線外框,框內有光標閃動,可以添加和刪除文字;選定狀態為點虛線外框,框內無光標,可以對文本框的整體進行操作,例如移動或刪除整個文本框。在文本框內部單擊可轉為編輯狀態,在文本框的框線上單擊可轉為選定狀態。

“格式”工具欄為文字的修飾提供了幫助,從左至右分別為:字體、字號、加粗、傾斜、下劃線、陰影、左對齊、居中、右對齊、分散對齊、更改文字方向、編號、項目符號、增大字號、減小字號、減少縮進量、增加縮進量、字體顏色。


字體:提供了大量的中英文字體,通過下拉菜單進行選擇。

字號:控制字的大小,字號越大字越大,可以通過下拉菜單進行選擇,也可直接輸入字號。

加粗:使字體加粗,點擊一次起作用,再次點擊取消。

傾斜:使字體傾斜,點擊一次起作用,再次點擊取消。

下劃線:為文字加下劃線,點擊一次起作用,再次點擊取消。

陰影:為文字加陰影,點擊一次起作用,再次點擊取消。

左對齊:使行內文字靠左對齊。

居中:使行內文字居中對齊。

右對齊:使行內文字靠右對齊。

分散對齊:使行內文字分散排滿一行。

更改文字方向:使橫排文字變豎排或豎排文字變橫排。

編號:為行加數字編號。

項目符號:為行加項目符號。

增大字號:點擊后使被選文字字號增4。

減小字號:點擊后使被選文字字號減4。

減少縮進量:點擊后使光標所在行文字向左移3個英文字符位。

增加縮進量:點擊后使光標所在行文字向右移3個英文字符位。

字體顏色:設置被選字體的顏色,通過下拉菜單選擇,直接點擊應用上次所選顏色。

使用“格式”工具欄按鈕一般要求選擇文字,文本框在編輯狀態下可以通過拖動選擇部分文字,在選中狀態下相當于選擇了所有文字。

(2)插入圖片

圖片指可被系統識別的外部位圖或矢量圖文件,PPT可識別的圖片文件非常多,包括emf、wmf、jpg、png、bmp、gif、tif等,圖片可以從網絡下載,也可以使用圖像處理軟件制作,或者通過數碼相機、掃描儀等圖像輸入設備獲取,在插入圖片前要保證該圖片已保存在外存中。

插入圖片的方法是:

1)單擊“繪圖”工具欄“插入圖片”按鈕。

2)在彈出的“插入圖片”對話框中找到需要插入的圖片,雙擊。

插入的圖片四周有8個白色小圓,上部有一個綠色小圓,這些小圓稱作“控點”。白色小圓稱縮放控點,用鼠標拖動縮放控點可以調整圖片的大??;綠色小圓稱旋轉控點,用鼠標拖動可以旋轉圖片。將鼠標移到圖片上,鼠標指針會變成十字箭頭形,拖動鼠標可移動圖片,在拖動過程中,有一個虛框會隨之移動,它表示圖片移動的目的位置,當虛框到達目的位置。松開鼠標左鍵,圖片即可定位。

“圖片”工具欄是對圖片進行簡單處理的有力工具,從左至右依次為:插入圖片、顏色、增加對比度、降低對比度、增加亮度、降低亮度、裁剪、向左旋轉90°、線型、壓縮圖片、圖片重新著色、設置圖片格式、設置透明色、重設圖片。


插入圖片:與“繪圖”工具欄“插入圖片”按鈕相同。

顏色:改變圖片的顏色效果,可設置圖片為灰度、黑白和沖蝕。

增加對比度:提高對比度,往往能使模糊的圖像變得清晰,每單擊一次,提高一點。

降低對比度:減小對比度,往往能使尖銳的圖像變得柔和,每單擊一次,減小一點。

增加亮度:使暗淡的圖像變得明亮。

降低亮度:使過亮的圖像變暗。

裁剪:剪掉無用的部分,保留有用的部分(只能保留矩形區域)。單擊后,圖片四周出現類似控點的短橫線,拖動確定保留區域,再單擊圖片外空白區生效。

向左旋轉90°:單擊一次圖片向左旋轉90°。

線型:可設置圖片外框線的粗細。單擊,然后選擇相應寬度的線條。

壓縮圖片:用于減小圖片在演示文稿中所占的容量。

圖片重新著色:可以改變矢量圖的顏色(對位圖不起作用)。

設置圖片格式:對圖片進行綜合設置,可通過輸入精確的數值改變圖片格式。

設置透明色:用于去除圖片背景,也稱“摳圖”。單擊該按鈕,然后單擊圖片背景,圖片背景即被去除,當圖片背景為純色時效果好,否則去不凈。

重設圖片:單擊后,圖片回到剛插入時的狀態,對圖片做的一切修改都不起作用。

只有當選中圖片后,“圖片”工具欄才會出現,若選中圖片后“圖片”工具欄仍未出現,可右擊圖片,選擇“顯示圖片工具欄”。

(3) 插入剪貼畫

剪貼畫是Office提供的一個素材集,內含大量的矢量圖和位圖,可供用戶直接選用。插入剪貼畫的方法是:

1)單擊“繪圖”工具欄“插入剪貼畫”按鈕。


2)出現了“剪貼畫”任務窗格,點擊“搜索”按鈕,任務窗格中會出現所有的剪貼畫,單擊其中一個,該剪貼畫被插入到幻燈片中。

3)Office默認顯示所有剪貼畫,通過選擇“搜索范圍”和“結果類型”可以減少顯示的剪貼畫數量,方便篩選。

對剪貼畫的操作與圖片操作相類似,只不過大部分剪貼畫為矢量圖,矢量圖的優點是縮放不失真,占用的容量小,缺點是不能使用“圖片”工具欄修飾。

(4) 插入自選圖形

自選圖形是Office系列軟件的一大特色,通過使用自選圖形和自選圖形的組合,用戶可以自己創作復雜的矢量圖。在“繪圖”工具欄有4個常用的自選圖形:直線、箭頭、矩形和橢圓,使用自選圖形的一般方法是點擊圖形按鈕,在幻燈片上拖動即可出現該圖形,使用縮放控點和旋轉控點調整大小和旋轉角度。

Office還提供了一個自選圖形集,內含幾十種自選圖形供用戶選用,單擊“繪圖”工具欄“自選圖形”按鈕,選擇其中的一個子類別,找到需要的自選圖形單擊,然后在幻燈片上拖動作圖。

大部分自選圖形都是通過拖動作圖,但有兩個特例,即“線條”類的“曲線”和“任意多邊形”?!扒€”用于繪制帶有彎度的弧線或曲邊封閉圖形,使用方法是:在起點單擊,在需要轉彎處繼續單擊,鼠標移動過程中曲線的形狀會隨著改變,在終點處雙擊,結束曲線繪制,若在起點處雙擊,則會出現曲邊封閉圖形;“任意多邊形”用于繪制折線或多邊形,使用方法是:在起點單擊,在轉角處繼續單擊,在終點處雙擊,結束折線繪制,若在起點處雙擊,則會出現多邊形。


線 曲線 曲邊封閉圖形 折線 多邊形

當形狀繪制完畢后,有時需要改變形狀,這就需要編輯頂點,頂點指在繪制過程中每次單擊所產生的點。要編輯頂點,先選擇該形狀,然后單擊“繪圖”工具欄的“繪圖”按鈕,在彈出菜單中選擇“編輯頂點”,這時頂點就會出現在形狀上,拖動頂點就可以改變形狀,編輯完后在空白處單擊即可。

插入自選圖形后,可以通過“設置自選圖形格式”來改變圖形的填充色、線條色,精確控制圖形的大小、旋轉角度和在幻燈片上的位置。


在圖形上雙擊,即可打開“設置自選圖形格式”對話框,該對話框有三個標簽:“顏色和線條”、“尺寸”、位置。

顏色和線條:在“填充”區,單擊“顏色”下拉箭頭,設置填充顏色,透明度指是否能透視下層對象,透明度為0,表示完全不透明,為100表示完全透明;在“線條”區可設置線條的顏色、形狀和粗細;在“箭頭”區,若為非封閉圖形,可設定線條兩端的箭頭。

尺寸:在“尺寸和旋轉”區,可用數值精確設置形狀的寬高和旋轉度數;在“縮放比例”區,可設置寬高占原圖形寬高的百分比;“鎖定縱橫比”復選框被選中時,高度的變化會同時導致寬度按比例變化,這將不破壞原圖形的寬高比例。

位置:設置圖形相對幻燈片的擺放位置,可以使用數值精確定位。

(5) 插入藝術字

使用文本框輸入的文字在顏色和形狀上都缺乏變化,因此,Office又創造了藝術字,用于制作豐富多彩的文字。插入藝術字的方法是:

1)單擊“繪圖”工具欄“插入藝術字”按鈕。


2)出現“藝術字庫”對話框,從中選擇一種藝術字,點擊“確定”按鈕。

3)出現“編輯藝術字文字”對話框,輸入藝術字的內容,設置字體、字號,確定。

4)藝術字出現在幻燈片上,并處于選中狀態。

藝術字是一種特殊的圖形,對它的操作和對自選圖形的操作相似,藝術字除了縮放和旋轉控點外,又多了一個調整控點,這個調整控點是一個黃色的小菱形,拖動后可改變藝術字的傾斜或彎度。

“藝術字”工具欄提供了多種對藝術字的編輯操作,從左至右分別為:插入藝術字、編輯文字、藝術字庫、設置藝術字格式、藝術字形狀、藝術字字母高度相同、藝術字豎排文字、藝術字對齊方式、藝術字字符間距。


插入藝術字:與“繪圖”工具欄“插入藝術字”按鈕相同。

編輯文字:點擊后彈出“編輯藝術字文字”對話框,可以修改藝術字內容,等價操作是雙擊藝術字。

藝術字庫:點擊后彈出“藝術字庫”對話框,可以更換藝術字的效果。

設置藝術字格式:點擊后彈出“設置藝術字格式”對話框,該對話框與“設置自選圖形格式”對話框相似,可進行顏色、大小、位置方面的設置。

藝術字形狀:提供了多種多樣的形狀供選擇。

藝術字字母高度相同:使藝術字字母高度相同,僅對英文有意義。

藝術字豎排文字:使藝術字在橫排和豎排之間切換。

藝術字對齊方式:當藝術字有多行時,可進行各種對齊方式。

藝術字字符間距:調整藝術字的字間距。

“藝術字”工具欄與“圖片”工具欄相似,只有當選中藝術字時才會出現,若未出現,右擊藝術字,選擇“顯示藝術字工具欄”。

(6) 插入組織結構圖

組織結構圖表示了一種樹狀的隸屬關系,在表示隸屬、分類時經常用到。插入組織結構圖的方法是:

1)單擊“繪圖”工具欄“插入組織結構圖或其他圖示”按鈕。


2)在“圖示庫”對話框中選擇“組織結構圖”。

3)幻燈片上出現默認結構圖,按照提示,單擊圖框,輸入各個圖框名。


“組織結構圖”工具欄為修改組織結構圖提供了極大的方便,它自左至右分別為:插入形狀、版式、選擇、適應文字、自動套用格式、顯示比例。


插入形狀:可以為某個圖框添加下屬、同事或助手。下屬指下級圖框,同事指同級圖框,助手指本圖框與下級圖框之間的圖框。此按鈕需要下拉箭頭進行選擇,在使用前必須先選定一個圖框,否則不可用。

版式:決定了結構圖的排列方式,可以是標準、兩邊懸掛、左懸掛、右懸掛。在使用前必須先選中某個上層圖框,使用后僅對該圖框的下層圖框起作用。

選擇 :可以對各種元素進行選擇,選擇后可以更改填充色、線條色或文本色。該按鈕主要用于多選,若僅選擇單個元素,可以直接用鼠標單擊選擇。

適應文字:使文字的大小匹配圖框,這樣就無需手動設置字號了。

自動套用格式:提供了17種預設的格式,可以直接套用。

顯示比例:編輯時幻燈片的大小占實際播放時的百分比。

(7) 插入影片

影片指可被系統識別的外部視頻文件。PPT支持的視頻文件種類非常多,包括asf、avi、mpg、wmv等,影片可從網絡下載,也可從VCD截取,或者通過視頻采集卡從視頻源獲取,在插入影片前,由于視頻文件容量較大,為提高效率,應使用視頻處理軟件把有用部分截取出來,然后將截取出的視頻文件拷貝到與PPT文件相同的文件夾中。插入影片的方法是:

1)選擇菜單“插入”→“影片和聲音”→“文件中的片”。 2)在彈出的插入影片對話框中找到所需插入的視頻文件雙擊。

3)在隨后彈出的對話框中選擇“自動”或“在單擊時”?!白詣印敝府敳シ诺皆搹埢脽羝瑫r影片自動播放,“在單擊時”指當播放到該張幻燈片時只有單擊一下鼠標影片才會放。


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